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コミュニケーションを促進する3つのエリア

――2022年、グループ会社であったフォルクスワーゲン グループ ジャパン 株式会社とアウディ ジャパン株式会社の2社が統合された。これを機に、2フロアあったオフィスを1フロアに集約する大規模リニューアルを実施。

石田英明氏（以下、石田氏）：当社では日本におけるフォルクスワーゲングループの四輪車および部品の輸入販売を中核に、正規ディーラーネットワークの開発・支援、販売・マーケティング活動、アフターセールス事業を展開しています。日本における輸入自動車の先駆者として市場をリードしていくことを目標に、素早く変化する市場に対応できる体制を整えています。

安谷屋舞氏（以下、安谷屋氏）：2022年1月、フォルクスワーゲングループジャパンが、アウディジャパンを統合したことで、フォルクスワーゲン、アウディ、ベントレー、ランボルギーニの4つのブランドが1つの会社にまとまることとなりました。これを機に、2フロアに分かれていた2社を1フロアに集約し、2023年11月に新オフィスがグランドオープンしました。

オフィスのレイアウト変更だけでなく、それまで別々で働いてきた社員をまとめるカルチャーチェンジプロジェクトまで並走してご担当された安谷屋さん

――テーマはコミュニケーション＆コラボレーション。3つのエリアで各ブランドを表現しながら、コミュニケーションを促進した。

石田氏：フォルクスワーゲンはいわゆる世界的な大企業。多様なブランドを擁する世界有数の自動車グループです。それぞれのブランドの個性を活かしながら、革新と品質向上を追求し、幅広いモビリティソリューションを提供しています。

社風も異なり交流も少ない2社の統合に際して、できるだけ透明性を高めて壁をなくしたいという役員の思いもあり、フリーアドレス制を導入。ステージエリア、マグネットスペースエリア、フォーカスエリアの3つのエリアを作ってコミュニケーションを促進していきました。

「別フロアに分かれているとちょっとした依頼もしにくいことがありますが、同じフロアにいると仲間意識のようなものが自然と芽生えてきて、仕事がやりやすいということがあると思います」

安谷屋氏：「The Stage」は、ブランドを表現するエリアです。例えばランボルギーニは2021年に発表した世界限定112台の「Countach LPI 800-4」の１/4のスケールモデルを展示していたり、フォルクスワーゲンは「I♡VW」というオブジェを展示していたりします。また、各ブランドの「The Stage」側の柱は、それぞれのブランドカラーで塗装しています。それぞれのブランドの個性を尊重しながら、自らのブランドアイデンティティを表現できる空間となっています。逆にレセプションエリアは特定のブランドではなく、VGJとしてのコーポレートアイデンティティを表現しています。

石田氏：オフィスの中央にあるのがマグネットスペースです。カラフルなソファーやさまざまな形のテーブルなどを設置しており、会議室を予約するようなオフィシャルの会議ではなく、みんなで集まってカジュアルに話ができるようなスペースになっています。大型モニターも2つあり、この間の地震のときなどもテレビをつけているとみんなが自然に集まってきていました。

安谷屋氏：一方、集中して作業したい人のためのスペースが、フォーカスエリアです。フォーカスエリアではデュアルモニターの机が並んでいるだけのシンプルな設計で、デスクでご飯を食べるのも禁止しています。集中して仕事をするためのエリアなので、オンライン会議や電話など、音を出す行為も禁止し、連続2時間までを上限として、きちんと集中できる仕組みを整えました。

石田氏：入るとしーんとしていて、緊張感があります。

安谷屋氏：フォンブースや会議室などもあり、フォンブースは5台中4台は、予約不要で、空いていれば使えるようになっており、予約するという社員の手間を省き、気軽に利用できる柔軟な運用にこだわりました。

スクラップ＆ビルドで1からオフィスを作り上げた

――そもそも御殿山トラストタワーを選んだのは、大型車を格納できる平置き駐車場があったため。立地、眺望も大きな魅力に。

石田氏：歴史的には1991年に直営の輸入会社としてフォルクスワーゲン アウディ 日本株式会社が設立されましたが、1996年にフォルクスワーゲン グループ ジャパン 株式会社（VGJ）と社名を変更し、1998年にアウディ部門が切り離され、アウディジャパン株式会社として独立していました。

2010年にVGJが赤坂から御殿山トラストタワーに移転し、その後、2012年、東日本大震災を機にアウディジャパンもこちらに移ってきました。当時はフォルクスワーゲンが18階でアウディが16階に入居していたんです。

安谷屋氏：VGJの本社は愛知県豊橋市にあり、フォルクスワーゲン自体はドイツにあるため、国内出張と海外出張のどちらにも利便性がいい品川を選んだと聞いています。

「品川は新幹線も飛行機も利用しやすい立地で助かっています。安心して駐車場に車をおいておくことができることも嬉しいポイントです。」

石田氏：さらに、アウディ、ベントレー、ランボルギーニといった1m90cm近い車幅の大型車を持つVGJにとって大型の平置き駐車場があることは第1条件でした。サイズもさることながら、電気自動車では普通のガソリン車に比べて車両重量が0.5トン以上重いため、古い機械式駐車場だと対応できず、断られてしまうこともあります。都内で平置き駐車場があるビル自体も少なく、常時100台ほどの大型車が置けることは御殿山トラストタワーの大きな魅力の1つでした。

実際に利用してみるとここのオフィスは本当におしゃれで眺望がいい。窓に向かう1人掛けの椅子もありますが、仕事のちょっとした息抜きに眺めると気持ちがいいので気に入っています。

安谷屋氏：ビルの魅力でいいますと、ビル内にホテルが入っていることも挙げられます。東京マリオットホテルは出張者の宿泊利用や、全社ミーティングでの宴会場として活用させていただいております。

――レイアウト変更のコンセプトは、ブランドアイデンティティ、チームコラボレーション、好奇心と自律性の3本柱。

安谷屋氏：単にフォルクスワーゲンが入居していた18階をレイアウト変更したというわけではなく、一度すべて壊してゼロに戻し、本当にイチから新しい会社を作っていこうとオフィスづくりを進めていきました。

まず役員が「新生VGJ」のビジョンや働き方を決め、全社員にもアンケート調査を実施。どのような会社にしていきたいか、週に何回出社したいか、部署横断のコミュニケーションが取れているかなど、ヒヤリングしていきました。結果、「部内のコミュニケーションは取れているが他部署とのコミュニケーションはなかなか取れていない」、「他部署とのコミュニケーションを取っていきたい」という声が聞かれました。

そこで、オフィスづくりのビジョン＆コンセプトとして、「ブランドアイデンティティ」、「チームコラボレーション」、「好奇心と自律性」という3つの柱を設定し、4つのブランドをそれぞれリスペクトして共創し、社員1人1人が自立した働き方ができる職場にしていくことを決定。会社のビジョンを叶えるオフィス環境がどうあるべきか、フィジビリティもチェックしながらデザイン設計を進めていきました。

プロジェクト初期から社員のために尽力され、新オフィスのオープン後は、社員に多様な使い方を知ってもらうため、ご自身でもさまざまな席を移動しながらABWを実践されていたそう。その姿勢から、社員に寄り添う温かな人柄が伝わってきます。

――レイヤー別の４つのワークショップや全社員アンケートを実施しながら、新生フォルクスワーゲンが目指す世界を体現した。

安谷屋氏：役員、経営陣、管理職、社員代表の４つのグループに分かれてワークショップも開催し、ブランドアイデンティティはステージエリアで、チームコラボレーションはマグネットスペースで実現しています。

さらに、その日の業務に合わせて自由に働く場所を選ぶABW（Activity Based Working）は、今どの企業でも主流になってきましたが、当社としても200名弱を1フロアに集約するにあたり、外部コンサルティング会社にもサポートいただきながら、社長、副社長も含めた経営陣も個室を持たないフリーアドレス制を導入しました。

社員代表としてワークショップに参加してくれた方が上に物が言えて下にも伝達できる求心力のある社員だったことも大きかったですね。フォーカスエリアができたのもこのワークショップがあったためです。

このような新会社のカルチャーづくりのためのプロジェクトを進めていったのは、ちょうど2社統合に伴う実務を整えていた時期。加えて、統合に際して使用しなくなる16階の閉鎖と原状回復、18階の大規模リノベーションをすべて同時進行していかねばならず、当時は本当に忙しく大変だったことを覚えています。新オフィススタートまでの2年弱の間は特に苦労しましたが、結果的に全社を巻き込みながら多くの方に満足いただけるオフィスを目指せたことはとてもよかったと思います。

ワークカフェの賑わいに、レイアウト変更の価値を実感

――コミュニケーションが進み、業務の効率化も加速。

石田氏：通常業務も人的交流も含めて、実際にコミュニケーションが取れるようになってきていると感じますね。マーケティング手法や営業戦略などについてもブランドを超えてお互いの情報資産を共有できているのではないでしょうか。

例えばフォルクスワーゲンとアウディで同じ販売会社さんを得意先として持っているケースがあるのですが、お互いに情報交換を活発に行うことで打ち合わせのスケジュールを調整するなど、業務効率化も進みつつあります。

ブランドごとのヒエラルキーのようなものも完全になくなりました。誰かを探しに行ったり、コーヒーメーカーのあるワークカフェに喋りに行ったり。歩く機会も増えたので、ウェルビーイングにもつながっているのではと思います。

安谷屋氏：ワークカフェやマグネットスペースなどを活用いただくことで、他部署の方との偶発的なコミュニケーションが増えたという声が上がっています。社長が社員の隣に座って「最近どうなの？」とコミュニケーションを取ることもありますし、チームメンバーと一緒に働いた方が効率の良い日はチームで同じエリアにいることも。

石田氏：御殿山トラストタワーの3階にはシェアオフィス（Cozy Works）がありますが、人事部特有の機密性が求められる業務については18階ではなく3階を使わせていただいています。フリーアドレス制を導入しながらも機密性が担保できるハイブリッドな働き方ができていると感じます。

「最近、Cozy Worksの時間貸し利用ができるようになり、様々な部署で利用しています。」

――課題は随時社員の意見を反映しながら改善。オフィスは文化を示すツールに進化した。

安谷屋氏：逆にメンバーを探すのに時間がかかるならTeamsを有効に使うなど、管理職とのワークショップで意見交換しながらみんなでルールを作り、課題解決を図ってきました。新しいカルチャーづくりのためのプロジェクトもあります。月に1度の全社員ミーティング、お互いのブランドを勉強する対面イベントなどさまざまな取り組みがありますが、オフィスもその１つとして新しいカルチャーを作るきっかけ、ツールとして機能していると感じます。

石田氏：採用の際にもオフィスは自社のカルチャーを示すわかりやすいツールになっていると思いますね。

――最後まで悩んだワークカフェ。ぜいたくなスペースかもしれないとも考えたが、ランチタイムの賑わいを見てプロジェクトの成功を実感。

安谷屋氏：レセプションエリアに隣接するワークカフェは、社員が自然に集まるコミュニケーションの場として活用されており、コーヒーを片手に情報交換をしたり、昼休みにはリラックスした雰囲気の中でランチを楽しんだりと、日常の中に会話が生まれています。

そうした光景を見るたびに、オフィスづくりの中でも特に実現してよかったと感じるエリアとなりました。

「プロジェクト期間は大変だったが、社員がオフィスを使ってくれているところをみると、やってよかったなあと思います。」

かなりぜいたくに面積を使うことになるため、「もったいないのではないか」と最後まで悩みましたが、この風景を見ることができ、大正解だったと思えましたね。

石田氏：新生VGJとしてのオフィス、体制も整ったいま、我々のミッションはやはり確固たる輸入車業界のリーダー、パイオニアになることです。台数も然り、企業としてのあり方も然り。売上はもちろんですが、目指す正解に進んでいく、1人1人の挑戦する姿勢を見せていけたらと考えています。

オフィスビルのお気に入りポイントは？

石田氏：もともと断捨離が好きなこともあり、朝来た時に机の上に何もなく、帰る時にも机に物がない状態がシンプルに気持ちがよくて好きですね。

安谷屋氏：緑が多いと生産性が上がるというデータがあるそうで、マネージメント層の中にもオフィスに緑が欲しいという声が多くありました。オフィスの雰囲気に合わせてオフィスグリーンを設計していただいたのですが、景色がよく、気に入っています。